Gutscheine und Sachbezüge für Arbeitnehmer – aktuelle steuerliche Anforderungen

Geldleistung oder Sachbezug

Nach § 8 EStG gilt: Geldleistungen sind steuerpflichtig, wenn der Arbeitnehmer über einen Geldbetrag verfügen kann. Dazu zählen:

• zweckgebundene Geldzahlungen,
• nachträgliche Kostenerstattungen,
• geldähnliche Vorteile („Geldsurrogate“),
• Geldgutscheine.

Beispiel: Erstattet der Arbeitgeber einen vom Arbeitnehmer gekauften Gutschein, liegt steuerpflichtiger Barlohn vor.

Ein Gutschein ist nur dann steuerfrei als Sachbezug zu behandeln, wenn die u. a. wichtigsten Voraussetzungen erfüllt sind:

a) Beschränkung auf Waren oder Dienstleistungen: Der Gutschein berechtigt nur zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen – beim Arbeitgeber selbst oder bei klar definierten Drittanbietern.

Nicht zulässig: Gutscheine, mit denen ausschließlich andere Gutscheine (z. B. Amazon, Zalando) erworben werden können. Dies gilt nicht, wenn sichergestellt ist, dass die Einlösung nur gegen ansonsten als Sachbezug einzuordnende Gutscheine erfolgt.

Hinweis: Gutscheine von z. B. Rewe, die auch gegen einen anderen – nicht als Sachbezug anzusehenden Gutschein (z. B. einen Amazon-Gutschein) – eingelöst werden können, führen nicht zu einer Barlohneinordnung des ausgegebenen Gutscheins.

b) Vorgaben des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG): Der Gutschein muss unter die Ausnahme des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG fallen, d. h. er darf nur bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen oder für ein klar begrenztes Waren- oder Dienstleistungsspektrum einlösbar sein (z. B. City Cards, Einzelhandel, bestimmte Produktgruppen).

Nicht zulässig: Gutscheine, die auch für Produkte von Fremdanbietern (z. B. Marketplace) einlösbar sind.

Bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen wird kontrolliert:

• Ob Drittgutscheine erworben werden konnten,
• ob Barauszahlung möglich war,
• ob der Arbeitgeber dies kontrolliert und dokumentiert hat.

Fehlt eine lückenlose Dokumentation, unterstellt die Finanzverwaltung regelmäßig eine Nutzungsmöglichkeit und fordert Steuern und Sozialversicherungsbeiträge nach.

Hinweis

• Für jeden Gutscheinanbieter eine Lohnsteuer-Anrufungsauskunft beim Finanzamt einholen (AGB und Vertragsbedingungen vorlegen).
• Keine Gutscheine mit Drittgutschein-Funktion einsetzen.
• Anbieter regelmäßig auf Sortiment und Bedingungen prüfen.
• Schriftliche Zusatzvereinbarung mit Arbeitnehmern: Keine Umwandlung in Geld, kein Erwerb weiterer Gutscheine.